La numérisation des archives constitue l'un des chantiers les plus sensibles pour une Loge maçonnique. Il ne s'agit pas seulement de scanner des documents : c'est toute une histoire, parfois centenaire, qu'il faut conserver, organiser et rendre accessible aux Frères et Sœurs habilités — sans jamais compromettre la discrétion qui est le propre de notre institution.
Étape 1 : inventorier l'existant
La première étape consiste à faire l'inventaire de l'existant. Planche à l'appel, PV de tenue, tableaux de Loge, correspondances avec l'Obédience… Chaque document doit être classé par type et par période. Nous recommandons d'adopter une nomenclature stable dès le début : AAAA-MM_type_description.
Étape 2 : choisir la bonne plateforme
Une fois numérisés, les fichiers doivent être hébergés sur une plateforme sécurisée, idéalement dédiée aux loges. Les solutions grand public (Google Drive, Dropbox) ne garantissent ni la résidence des données en France, ni la confidentialité vis-à-vis des algorithmes.
My Lodge propose un espace documentaire chiffré, accessible par rôle, qui répond à ces exigences tout en restant simple d'utilisation pour tous les membres.